PROPÓSITO DE LA POSICIÓN
Como parte del equipo residencial, apoya las actividades de la asociación del pueblo asegurando que se brinden los servicios esperados. Deberá interactuar con todos los niveles del personal y los departamentos internos de manera profesional y respetuosa. Representará directamente a los condóminos como una figura parcial, razonable y honesta, defendiendo los valores fundamentales de Las Catalinas en cada situación. Reportará directamente al Owner Services Director.
RESPONSABILIDADES
- Entender la estructura de Las Catalinas y trabajar con todos los departamentos de la compañía.
- Comprender el presupuesto y los servicios de la HOA que se ofrecen a los propietarios.
- Diferenciar las instalaciones y servicios residenciales y comerciales prestados.
- Administrar e implementar un sistema de archivo de la asociación para registros importantes.
- Transcribir actas durante las reuniones.
- Preparar solicitudes de aprobación cuando sea necesario.
- Ayudar con la coordinación de eventos y actividades en torno a las reuniones trimestrales y la asamblea general anual.
- Supervisar las zonas comunes del pueblo, los servicios que se ofrecen y señalar las áreas de mejora necesarias.
- Ayudar a coordinar la presupuestación de las áreas comunes.
- Seguimiento de proyectos de áreas comunes.
- Responder correos electrónicos y comunicarse con los propietarios. Forma parte del proceso de escalamiento del equipo Residencial.
- Ayudar a preparar el correo saliente y la comunicación de correspondencia de HOA.
- Ayudar con las cuentas de redes sociales y los portales de los propietarios de viviendas.
- Entrada e integridad de datos.
HABILIDADES REQUERIDAS
- Este puesto requiere la capacidad de comprender y seguir instrucciones orales y escritas, así como el conocimiento y uso correcto del inglés comercial y las prácticas de oficina.
- Debe poder comunicarse de manera efectiva con otros, analizar y resolver problemas, mantener relaciones de trabajo efectivas e interactuar exitosamente con clientes internos y externos.
- Capacidad para administrar de manera efectiva múltiples prioridades y adaptarse al cambio dentro de un entorno empresarial acelerado.
- Capacidad para retener el conocimiento relacionado con las funciones laborales esenciales y utilizar de manera efectiva las herramientas de referencia proporcionadas.
- Habilidad para manejar y difundir situaciones problemáticas con cortesía, empatía y un enfoque orientado a la resolución.
- Habilidades analíticas y de toma de decisiones para ofrecer opciones y resolución de problemas en una variedad de contextos.
- Habilidad para superar las objeciones de los clientes a través de la persuasión y brindando una variedad de opciones.
- Capacidad para cambiar entre múltiples sistemas y programas de software para completar todos los procesos de trabajo.
- Excelentes habilidades de servicio al cliente. Poseer una actitud positiva, profesional y un comportamiento amistoso y orientado al servicio.
- Competente en la gestión del tiempo; la capacidad de organizar y gestionar múltiples prioridades.
- Capaz de establecer y mantener una relación de trabajo cooperativo.
- Capacidad para mantener la privacidad y la confidencialidad.
- Debe tener atención a los detalles y habilidades de organización.
- Debe tener la capacidad física para pararse, sentarse, pararse y caminar durante largos períodos de tiempo y realizar inspecciones en el sitio en toda la ciudad.
- Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
- Capaz de usar un buen juicio; trabajar de forma independiente, con una supervisión mínima.
- Fuertes habilidades analíticas y de resolución de problemas.
- Capaz de realizar una variedad de funciones, a menudo cambiando de una tarea a otra de forma diferente. naturaleza, con plazos inminentes y/o plazos establecidos.
- Es perspicaz e innovador.
- Es honesto, digno de confianza y profesional.
OTROS REQUERIMIENTOS
- Académico: Título universitario en administración de empresas o ramas asociadas.
- Experiencia: 2 años de experiencia en un entorno orientado al servicio al cliente de ritmo rápido.
- Idioma: Fluidez en inglés/español, tanto oral como escrito.
- Tecnología:Opera, Hubspot, G-suite, MSFT 356.